ホームページ管理の属人化、1人に頼るとどうなるか

臨時休業のお知らせを、今日のうちにホームページへ載せたい。
たった1行の話。

でも、ホームページを見ている人は今週お休み。
隣の席に聞いても、「それは、あの人しか分からない」。

電話をかけると、「戻ったらやりますよ」と明るい声。
「臨時休業」と書いた付箋を持ったまま、空いた席の前に立っていた。

その1行、担当の人がいない今日でも載せられますか？

この記事は、ホームページの管理を社内や外の1人に任せている、会社やお店の方に向けて書きました。
ホームページ管理の属人化で何が起きるのかと、1人に任せたままでも持ち主が情報を持てる4つの手順を並べます。

ホームページ管理の属人化で、最初に止まるのは小さな修正

サイト管理を1人に頼ると、その人が休むだけで、小さな修正が止まる。
いちばん先に起きるのは、これ。

ホームページ自体は普通に開いている。
だから、直したい用事ができる日まで、誰も気づかないんです。

属人化は、担当が1人という意味ではない。
本人しか知らない情報がある状態のこと。

分かれ目は次の3つ。

違うのは人数ではなく、右の列を持ち主が言えるかどうか。

1人のままでいい。変えるのは情報の持ち方

「じゃあ、もう1人置こう」と考える方もいると思います。
でも、ホームページのためだけに人を増やせる会社は、そう多くないですよね。

ぼくも今、1人でお客様のサイトの管理を受けています。
なので、1人がダメだとは書けません。

ただ、お客様の手元にも情報がある形のほうが、頼まれる側としても話が早いんです。

ぼくは昔、自分のサイトの構成も文章も画像も、自己流で作っていました。
反応は出ませんでした。

自己流で作ったものは、なぜそう作ったのかが作った本人の頭の中にしか残らない。
本人しか知らない情報は、誰かがサボらなくても、普通に働いているだけで増えていきます。

なので、この記事では人を増やす話をしません。
今の担当の人に任せたまま、持ち主が3つを言えるようにする話をします。

担当の人がもう辞めてしまった場合は、順番が違うので、ホームページの担当者が退職した会社で、最初に確かめることを先に見てくださいね。

手順1：本人以外の人が、3つの質問に答えてみる

担当の人に聞く前に、まず社長や経理の人など、ほかの人が紙に答えを書く。
質問は次の3つ。

1. 今日、ホームページの1行を直したい。誰に頼む？
2. 担当の人が電話に出ないとき、管理画面に入れるのは誰？
3. サイトが表示されなくなったら、バックアップはどこにある？

答えられなかった行が、本人しか知らない所。

空欄のままで大丈夫。
先に本人を呼ぶと、答えを聞いて満足してしまって、社内の誰も言えないことが見えなくなるので。

手順2：担当の人には「休みの日」の話として聞く

空欄が分かったら、担当の人に聞く。
ここは、言い方で空気が変わります。

「パスワードを教えて」から入ると、疑っているように聞こえることがある。
おすすめは、休みの日の話にすること。

来週1週間お休みしてもらうとして、その間にホームページを直したくなったら、誰に頼めばいいですか？
困らないように、3つだけ教えてもらえますか。

聞くのは手順1の3つ。
パスワードそのものではなく、どこにあるかを聞いてくださいね。

バックアップの行には、1つだけ足す。

そのバックアップから、戻したことはありますか？

「取っている」と「戻せる」は別の話。
「まだ戻したことはない」が答えなら、それをそのまま紙に書いておけばOKです。

書き留めた情報の置き場所に迷ったら、制作会社の廃業に備えて、手元に置くホームページの情報で比べています。

手順3：本人がいる日に、持ち主が1回入って閉じる

教えてもらって終わりにせず、本人が隣にいる日に1回だけ入る。
ここが、いちばん飛ばされやすい所。

WordPressなら、順番は次のとおり。

1. 担当の人に、管理画面の左のメニューから「ユーザー」→「新規ユーザーを追加」を開いてもらう
2. 会社の人の名前とメールアドレスで1人足す。権限は「管理者」
3. 届いたメールから、自分でパスワードを決めて入る
4. 何も押さずに、ログアウトして閉じる

画面の名前は、版によって少し違うことがあります。
WordPress以外で作っているなら、「会社の人の入口を1つ足せますか」と担当の人に聞いてみてください。

本人のIDを2人で使い回すより、名前を分ける。
本人がパスワードを変えた日に、一緒に入れなくなるからです。

「入れるはず」と「入った」は、休みの日にまったく違う。

入ったら何もしない。
閉じるところまでが手順です。

手順4：休みの日の頼み先を、1行書いておく

入れるようになっても、持ち主が直せるようになる必要はありません。
決めるのは、休みの日に誰に頼むか。

紙に書くのは、こんな1行。

• 文字の直しは、総務の人が入って直す
• 表示がおかしいときは、作った会社の担当へ連絡する
• どちらでもないものは、本人が戻るまで待つ

3行目の「待つ」も、立派な答え。
待っていいものが決まっていれば、空いた席の前に立たなくて済むんです。

これで、窓口・入口・バックアップの3行がそろう。
紙は、担当の人と持ち主で1枚ずつ。

サイト管理を1人に任せたまま進めるときのQ&A

外の制作者1人に任せている場合も同じ？

同じです。
相手が社内か社外かの違いだけ。

修正をお願いするついでに、手順2の3つを聞くのがいちばん聞きやすいと思います。

担当の人が教えてくれなかったら？

問い詰める前に、社内で見られる所から埋める。
ドメインとサーバーの請求がどこから来ているかは、経理の人の手元で分かることがあります。

1人に任せ続けるか、やめて軽くするか迷ったら？

決めるのは、3行がそろってからで間に合う。

問い合わせや予約の機能をこれからも使うなら、今の作りを直して続ける側。
更新が年に数回で、頼み先を置けないなら、軽い作りに移す側も比べてみる。

ぼく自身、Ronilogは軽い作りに移しました。
でもお客様のWordPressは、今も管理しています。

どちらかが正解という話ではないんです。

3行のどこが空いているのか自分では分からないときは、無料の管理状態チェックで確かめてください。
管理画面には入らず、外から見える情報といくつかの質問への答えをもとに、ログイン情報や引継ぎの備えなど、先に確かめたい所を並べます。

次に担当の人が休みを取る日、「いってらっしゃい」だけで送り出せる。

ぼくが目指しているのも、そのくらいの形です。